Reuniones… ¿efectivas? o como ponerle el cascabel al gato

Había una vez un grupo de ratones que convocaron a una reunión. La idea era diseñar un plan que les permitiera liberarse de su enemigo, el gato. Al menos, querían encontrar una forma de saber cuándo venía para así tener tiempo suficiente de escapar. Algo debían hacer ya que vivían tan atemorizados que rara vez se apartaban de sus cuevas.

Se discutieron muchos planes, pero ninguno fue considerado suficientemente bueno. Al final, un ratón muy joven se levantó y dijo:

-Tengo un plan que creo es muy simple pero confío en que será exitoso: todo lo que debemos hacer es colgar un cascabel al cuello del gato.

Cuando lo escuchemos sonar sabremos de inmediato que nuestro enemigo se acerca.

Todos los ratones se sorprendieron de no haber pensado algo semejante antes. Pero en el medio de la satisfacción general, un viejo ratón dijo:

-Diría que el plan del joven es muy bueno. Pero permítanme hacer sólo una pregunta: quién le pondrá el cascabel al gato?

Los ratones se miraron unos a otros pero nadie habló. Finalmente, el ratón viejo dijo: “Es muy simplista proponer soluciones imposibles”

Algunas moralejas:

Es mucho más fácil decir que hacer. Una cosa es decir que algo debe hacerse, y otra muy distinta llevarla a cabo.

Y qué tiene que ver esto con la efectividad de las reuniones?

A través de la experiencia, hemos aprendido qué cosas debemos tener en cuenta a la hora de gestionar una reunión. Aquí las compartimos:

• Convoque a una reunión sólo cuando tenga una agenda importante para discutir y compartir. Focalice en una o dos cuestiones claves.
• Invite a la menor cantidad de gente posible y que este directamente involucrada en el tema.
• Al fijar el horario, considere qué actividad se va a realizar: generar ideas, analizar problemas, tomar decisiones.
• Prepárese, y haga que los otros se preparen también.
• Recuerde a todos (no se excluya!!) que es importante llegar a horario.
• Distribuya roles y permita que todos hablen. No se trata de imponer sus propios puntos de vista (para eso escriba un mail) o de asumir cualquier propuesta sin analizarla.
• Para que la reunión sea exitosa debe finalizar con planes de acción. Caso contrario corremos el riesgo de proponer remedios que son imposibles como en la fábula…
• Genere y distribuya una minuta.

Todo esto evitará que se haga realidad la frase de Fred Allen: “una reunión es un conjunto de persona importantes que solas no pueden hacer nada, y juntas pueden decidir que nada puede hacerse”.

Fuente: Viviana Liptzis en ActionGroup