7 tipos de reuniones con las que no perderás el tiempo




Junto con los correos electrónicos innecesarios o las llamadas inútiles, las reuniones son uno de los grandes culpables de la pérdida de tiempo en horas de oficina. Aunque no existen fórmulas mágicas que solucionen el problema de la eficacia y la productividad en esta clase de juntas, hay quien sugiere algunas modalidades que pueden ayudar a combatir a los ladrones del tiempo de los demás.

El día se nos va en actividades de bajo valor añadido. Las reuniones inútiles o improductivas son un agujero negro para nuestro tiempo y nuestra energía.

Algunos estudios realizados en compañías estadounidenses revelan que allí tienen lugar cada día 11 millones de reuniones, y que la mayor parte de profesionales se ven involucrados en 61,8 millones de éstas al mes, lo que supone la pérdida de 31 horas mensuales en comités improductivos, que equivalen a cuatro jornadas laborales completas.

Un reciente informe de Robert Half International muestra que un 28% de las reuniones son totalmente innecesarias, improductivas y no están convenientemente preparadas. Además, suponen un obstáculo en el quehacer cotidiano y una pérdida de tiempo.



Habría que evitar aquellas reuniones que no tengan una agenda clara y también las que no cumplan estrictamente el horario de comienzo y de final. Sin olvidar que resultan innecesarias aquellas que finalmente no cumplen con el propósito original al ser convocadas.

Algunas tipologías de reuniones pueden ayudar a disminuir las probabilidades de pérdida de horas y resultan una ayuda para combatir a los compañeros, jefes y colegas que se convierten en ladrones del tiempo de los demás:

1- Espacio abierto: Este método funciona para calmar los ánimos de un grupo muy divergente. Para facilitar la toma de decisiones, todos los miembros proponen en una pizarra, por ejemplo, los temas que sean más importantes y después cada uno se trata por los participantes más capacitados. Una vez finalizado el evento, toda la organización recibe un documento para que quien esté interesado participe en el proyecto. Esta práctica logra en días lo que otras más ortodoxas consiguen en años.

2- Facilitacion de grupos: Esta dinámica impulsa la participación activa de todos los miembros. Se habilitan diferentes espacios donde los colaboradores pueden trabajar en equipo, a través de ella dinámica se pueden alcanzar sinergias. El coordinador es un integrante más del grupo que permanece neutral ante las diferentes perspectivas expuestas por los integrantes, aunque puede proponer procedimientos que sean justos, abiertos e incluyentes para que fluyan las ideas.

3- «Pecera»: Un pequeño grupo (generalmente cinco u ocho personas) permanecen sentados en círculo y manteniendo una conversación a la vista de un aforo más amplio, que se limita a escuchar la tertulia. Es una herramienta útil para compartir ideas o información relevante, aportar transparencia al proceso de toma de decisiones y aumentar la confianza y compresión sobre temas complejos. A menudo hay sillas vacías para invitar a la audiencia a debatir en el coloquio.

4- «Río de la vida»: A través de dibujos, los participantes presentan, de una manera divertida y descriptiva, reflexiones sobre el pasado e imaginan un futuro proyecto. Este procedimiento puede ser utilizado para construir una visión compartida del equipo y, a la vez, aportar perspectivas individuales. Es un método muy útil si se trata de un grupo que no comparte una misma lengua.

5- Tormenta de ideas: Es un mecanismo para resolver problemas específicos mediante la estimulación del pensamiento creativo de todo el equipo. Esta herramienta es muy habitual en marketing y publicidad, aunque puede aplicarse en cualquier empresa.

6- «El café mundial»: Los participantes se dividen en mesas y se organizan tres rondas progresivas de conversación de 20 ó 30 minutos cada una. Los subgrupos iniciales charlan sobre los temas más importantes para el trabajo y se les anima a que escriban y garabateen sus ideas. Cuando finaliza el primer tiempo, uno de los ocupantes de cada mesa se queda como anfitrión y los demás emigran a las restantes para exportar las conclusiones clave alcanzadas. Al ir cambiando de mesas de una ronda de conversación a otra, las ideas se entrelazan y conectan. Finalmente, cuando los miembros regresan a sus puntos de partida, elaboran y comunican una síntesis de lo descubierto.

7- El reloj de teleconferencia: Es muy útil para mantener el sentido de permanencia y participación durante una conferencia telefónica o por Skype. Se asigna a cada participante un lugar en el reloj y así se garantiza que todos tengan oportunidad de hablar.

Además de estos métodos propuestos, hay dos actividades (a nivel personal) que pueden contribuir a aumentar la efectividad de una reunión. Se trata de unos breves procesos de reflexión pre y post evento que ha propuesto el economista Fredy Kofman en su libro Metamanagement.

«Checkin»: Se estructura alrededor de tres preguntas:

- ¿Qué circunstancias hacen relevante para mí y para mi equipo este encuentro?
- ¿Qué resultados quiero obtener al final de la reunión? ¿Por qué son importantes estos resultados?
- ¿Tengo alguna información adicional que compartir con los demás? Esta pregunta está relacionada con factores externos que pueden influir en el nivel de preparación del encuentro como, por ejemplo, si la noche anterior se estuvo con fiebre. Si se comunica, nadie confundirá un malestar personal con aburrimiento o falta de interés.

«Checkout»: Es una reflexión sin interrupción sobre los temas que se han tratado, los compromisos alcanzados o los malos entendidos. Las cuestiones relevantes en este caso son:

- ¿Qué tareas me he comprometido a hacer y para cuándo?
- ¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para mí?
- ¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión (en cuanto a la tarea, a la tarea, a la relación con los compañeros y a mi estado de ánimo)?

¿Qué opinas de los tipos de reuniones propuestas? ¿Cuales usas o consideras que podrías usar?
1 comentario on "7 tipos de reuniones con las que no perderás el tiempo"
  1. Interesante articulo para poner en practicas todos estos métodos para hacer mas amenas, diferentes y productivas nuestras reuniones en la oficina.

    ResponderEliminar